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04.2017

Excel 上班五招

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古有文房四寶,今有Microsoft Office,當中Excel更是最博大精深,會計、統計、銷售、採購無不採用,識用絕對可令工作時事半功倍!今次就傳授大家五招Excel密技,學識咗保證大家可以提早放工!

極速函數運算
Excel最大用途是計數,當中「+」、「-」、「*」、「/」符號分別代表加減乘除,例如要把A1與A2儲存格的內容相加,在空白儲存格輸入「=A1+A2」即可。不過,若要運算多個項目,用函數會更為便利。例如「=SUM(A1:A999)」可把A1至A999的數值相加;「=AVERAGE」可計算平均數,「=MAX」及「=MIN」則可找出最高及最低數值等等。

活用三大符號
在Excel裹,學懂「””」、「&」及「$」三個符號可大大提升工作效率。「””」將文字及特殊符號包起來,「&」則可串連儲存格。例如A1儲存格是「鄭俊弘」,B1儲存格是「花心」,輸入「=A1&B1」就會變成「鄭俊弘花心」,再輸入「=A1&”好”&B1」的話,就會變成「鄭俊弘好花心」。至於「$」則有固定意思,「$A$1」代表固定內容為A欄的第一列,之後用滑鼠向下拉複製格式時,固定的部分就不會改變。

簡易加行加欄
加行加列在Excel中經常被用到,但逐行逐欄加未免太費時失事。若想一次過加大量行或欄,方法很簡單,例如想插入5行,這時先選取5行,然後Right Click選「插入」,再選「現有儲存䅂下移」,就可快速增加5行。Excel還提供一個快速將行變欄的方法,先複製要變換的內容,再把鼠標移到空白處,之後選擇「貼上選項」的「轉置」,就可把直排內容變成橫排,反之亦然。

自訂特定格式
輸入數字從來比輸入文字快,若工作時要不斷輸入特定內容,例如性別、婚姻等,可利用自訂格式來節省時間。先進入「儲存格格式」,選左方欄的「自訂」,再在右方「類型」欄內輸入格式,例如若想「1」代表「已婚」;「2」代表「未婚」,可在這裹輸入 「[=1]”已婚”;[=2]”未婚”」。最後只要在試算表套用自訂格式,儲存格內的「1」及「2」就會自動切換為婚姻狀態。

記熟快捷熱鍵
最後教埋大家一些常用快捷鍵,按「Ctrl+K」可加入超連結;按「Ctrl+;」可加入即時日期;「Ctrl+Shift+;」可加入即時時間;按「Ctrl+Shift+$」可切換成2個位小數位的貨幣格式;按「_Ctrl+Shift +&」可加外邊框;按「_Ctrl+Shift+4」套用貨幣格式;按「_Ctrl+Shift+5」套用百分比格式;按「Ctrl+方向鍵」跳到資料盡頭;「Ctrl+PgUP或PgDn」可跳至上一個或下一個工作表等等。

 

 

 

 

發表於2017.4.08
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